Kolik stojí expanze: Právní rámec podnikání a reverzní logistika V.

Správa účetnictví a právní rámec podnikání

• Spolupráce s účetní firmou, která zastřeší kompletní účetnictví bude stát 200–1500 EUR/měsíc.

• Nezapomeňte se registrovat k odvodu DPH. Za daňové úniky hrozí podnikům vysoké pokuty. Pro registraci k zahraničnímu DPH platí od července 2021 nová pravidla, tz. One Stop Shop. 
• Pozor na ochranu osobních údajů. Požadavky v jednotlivých zemích se mohou lišit a jedná se o velmi citlivou oblast.
• Věnujte pozornost nejnovějším legislativním úpravám, mohou vám ušetřit práci i snížit náklady. V neposlední řadě se dobrou právní přípravou vyhnete pozdějším možným sankcím.

Při vstupu na trh jste si založili místní bankovní účet pro transakce v místní měně. Zde další náklady neočekávejte. Z právně-legislativního hlediska však jakmile začnete generovat obrat, řešíte na pravidelné bázi jako účetnictví, případně mzdové účetnictví nebo náklady spojené s tím, že jste si na trhu založili dceřinou společnost. 

V první řadě je potřeba se přihlásit jako plátce DPH a vyřešit vystavování faktur. Navíc účetní systém se může v jednotlivých zemích lišit, „proto více než 90 % firem nakonec najímá člověka na správu účetnictví pro každou zemi zvlášť,” dodává Tomáš Vrtík, Managing Partner v Expandeco. Pro mnohé firmy znamená expanze také investici do IT a backendu, například kvůli vystavování faktur v různých měnách a s různými hladinami DPH. V tomto případě se ale jedná o jednorázovou investici, která se pohybuje v rozmezí od pár desítek EUR po vyšší tisíce EUR.

Usnadnění odvodu DPH pomocí One Stop Shop (OSS)

Do července 2021 měly jednotlivé státy dané hladiny tržeb, po jejich překročení se e-shop musel v zemi registrovat jako plátce DPH. Vy už si tahle čísla nemusíte pamatovat ani hlídat. Nová legislativa EU přináší jednotnou daň pro všechny exportéry: platit budete od chvíle, kdy vaše celkové prodeje do zahraničí překročí 10 000 EUR. Registrovat k DPH se nyní stačí jen v jednom státě – v zemi, kde má firma sídlo – ať už prodáváte na jeden, dva či dvacet trhů.  

Obchodní podmínky (VOP)

Tvorba všeobecných obchodních podmínek pro každý stát, ve kterém podnikáte, je časově a finančně náročná. Druhým extrémem je stáhnout šablonu zdarma na webu a doufat, že se nic nestane. Tuto variantu nedoporučujeme, koneckonců VOP chrání nejen zákazníky, ale také vás. Práva spotřebitelů a ochrana osobních údajů v EU nicméně podléhají jednotným normám, tudíž jsou v 95 % případů hlavní body VOP podobné napříč zeměmi. Pokud jste si dali práci s českým zněním, které odpovídá českému obchodnímu právu, můžete si jej u prověřené firmy nechat přeložit s tím, že překladatelé upraví dle místních nuancí. V takovém případě jste zhruba na ceně 150 EUR. Příprava „od podlahy” právní kanceláří pak vyjde od 500 EUR nahoru.

Pro koho je založení s.r.o? 

Lokální s.r.o. se vyplatí v případě, že na místě otevíráte kamennou prodejnu či showroom a chcete přijmout zaměstnance. Někdy může být důvodem pro založení společnosti fakt, že získáte vyšší důvěryhodnost a respekt jako tzv. hráč z východu. To platí při expanzi do Velké Británie a Dach regionu (Německa, Švýcarska a Rakouska), ale i oblíbené Maďarsko má přísnější byrokracii a založení s.r.o. vám může paradoxně ulehčit spíše než přidělat práci. Jednorázový náklad na založení může dělat od 1200 EUR (Maďarsko) po 5000 EUR (Německo). 

Ochrana osobních údajů a další právní předpisy

Kromě účetnictví a daňové problematiky je také důležité ohlídat si při vstupu na zahraniční trhy celkový rámec obchodního práva daného státu. Mohou se lišit například povinné údaje na výrobcích nebo podmínky reklamace. Jako i v dalších oblastech je možné i toto řešit vlastními silami nebo si najmout právního poradce, který se zabývá mezinárodním obchodním právem. Kompletní dokumentace právní kanceláří se bude pohybovat v řádech několika tisíc EUR.

Nesmíme zapomínat ani na ochranu osobních údajů. Od roku 2018 je v účinnosti obecné nařízení o ochraně osobních údajů známé i u nás jako GDPR (General Data Protection Regulation), které upravuje možnosti, jak nakládat s osobními údaji fyzických osob. Mezi osobní údaje, které podléhají přísnějšímu zabezpečení, patří kromě jména, příjmení nebo data narození také IP adresa, fotografický záznam nebo tzv. organizační údaje podnikajících fyzických osob (emailová adresa, telefonní číslo nebo další identifikační údaje).

Většina webových stránek včetně e-shopů řeší GDRP nebo použití cookies pomocí pop-up oken při načtení stránky. To ale může mít negativní vliv na návštěvnost a míru konverze především u zákazníků mimo EU. Vyplatí se tedy investovat do lokalizovaných webových stránek pro jednotlivé zahraniční trhy, které budou odpovídat i bezpečnostní politice jednotlivých států.

Logistika: skladování, sběrná místa, doprava 

Cena dopravy a rychlost doručení je jedním z klíčových faktorů, podle kterých si zákazníci vybírají, u koho nakoupí. Rychlost dopravy se i vlivem pandemie zvyšuje, mnoho e-shopů tak dnes volí strategii jednoho centrálního skladu v ČR, odkud posílají zboží po celé Evropě. Doba doručení do Německa dnes vychází na pouhý 1 den, do Francie na 2 dny a do Rumunska nebo Bulharska je doba doručení 2– 3 dny.

Vrtík a tým doporučují zjistit si podrobnosti k doručování do zahraničí od svého stávajícího dopravce: „Požádejte svého dopravce o cenovou nabídku balíků do zahraničí, díky dlouhodobé spolupráci často nabídne lepší podmínky. Získáte tím představu o cenách a můžete o cenovou nabídku požádat také další spediční společnosti.” Pokud budou ceny zásilek do zahraničí významně jiné než posílání v rámci ČR, je potřeba zvážit, zda by se doprava neměla promítnout do cen výrobku nebo zda budete muset počítat s nižší marží.

Zákazníci na sběrná místa posílají vratky, které náš pracovník na místě přijímá, třídí a skenuje. V reálném čase vidíte, komu vrátit peníze na účet či poslat nové zboží.

Reverzní logistika

Úspěšný fashion store expeduje mezi desítkami a stovkami tisíc zásilek ročně, přitom až třetina objednávek může být vratkových. A zpětná logistika není nákladnou výzvou jen pro segment módy, kde 9 z 10 uživatelů v posledních třech letech vrátilo alespoň jeden kus oblečení nebo bot zakoupený online: průměrný e-shop generuje 3–5 % nevyzvednutého zboží měsíčně. 

Zkrotit, zrychlit a zlevnit tok vratek vám pomůže sběrné místo. Možnost využívání lokální adresy a reverzní logistiky si můžete pronajmout od firem typu Expandeco, měsíční fee pro jeden trh se pohybuje od 60 do 100 EUR. Jak to funguje? Sběrné místo si uvedete na svůj web jako adresu k přijímání reklamací a vratek v dané zemi.  „Zákazníci sem posílají vratky, které náš pracovník na místě přijímá, třídí a skenuje. V reálném čase vidíte, komu vrátit peníze na účet či poslat nové zboží. Zákazníci nečekají. Uskladněné a oštítkované balíky odesíláme do vašeho skladu či na jinou adresu v časovém intervalu, který si domluvíme. Vaši zaměstnanci šetří čas, vše je zaevidováno,” popisuje Foltánová proces.